何のためにPM文書をレポーティングするのか?

何のためにPM文書をレポーティングするのか? 2013-10-25T22:11:00+00:00

[ribbon]はじめに:PM文書作成の目的は何のためなのか?[/ribbon]

オーナーの嘆き・不満

――更新料問題や原状回復時における、オーナー負担の増大など以前より負担感が増している。
――景気が悪いせいもあるが、稼働率が下がっているし年間の決算をしたら去年より収益が減っている。

オーナーの見えないところ、気づきにくいところで実は管理会社は一生懸命やっているケースが多いのですが、なかなか定期的な報告やきちんとしたレポートシステムがないため、オーナー側からは
“なんでこれで管理料5%なんだろう”
という不満が多いのも事実です。
管理会社は、入居者を決めて契約して、クレームを受け付けてメンテナンスをして、家賃を集金・送金して、とあらゆることをやっています。本音のところでは、これで5%は割が合わない、と感じる時さえあるでしょう。
ほとんどのスタッフは、夜遅くまで業務に追われ、まじめに対処しています。
しかし、オーナーには大きな不満があるのです。
不満は
“管理業務って一体何をやっているのか?”
“結果として年間を通して私の収入は良いのか、悪いのか?”
“今度、国が賃貸の登録制度を始めるらしいけど、うちの管理会社はちゃんとやっているのか?”
“月次収支は送られてくるけど、リーシング報告なんてないし、原状回復や滞納報告も、バラバラにくるのでまとまってどうなっているのか良くわからない・・?”
“リフォーム提案やら原状回復オーナー負担やらお金がかかる話ばかり連絡してくる・・”
と様々です。
要するには、管理の目的がオーナーと管理会社の間で明確に共有されておらず、その目的との関連で個々の管理業務が何をやっているのか見えにくいことから不満の多くは起因しています。
こうしたオーナーの「様々な不満」を解決するには、
第一にプロパティマネジメントの基本的考え方に基づき物件収益最大化のために「管理」を行うという目的意識を共有すること。
そして、第二にその運用状況を年次単位で検証できるよう、プロパティマネジメント業務及び運用指標データをワンストップで統一化することが、不満解消のための前提条件となります。

[ribbon]まずバラバラのフォーマットを統一、情報伝達を確実化する・・[/ribbon]

現状体制だと自ずとバラバラの文書、伝達方式に・・

上述したように管理会社は、管理業務として様々な機能・サービスを行っています。例えば以下のような業務です。
(1)建築営業・売買仲介    販売事業部・売買仲介部
(2)賃貸仲介(入居者付け)  賃貸仲介部
(3)賃料の集金と送金、滞納処理 経理部
(4)日常管理(クレーム・メンテナンス対応等) 管理部
(5)解約精算、原状回復 管理部
こうした管理業務は社内における位置付けですが、建築営業・投資用マンション・投資用仲介が主で、管理はそのグループ会社が担っているケースが多く見られます。また管理セクションにおいても、賃貸仲介担当、賃料の集金・送金や滞納処理を行う経理部、原状回復工事などを担当する管理部などに分かれ・分業しているケースがほとんどです。
つまり、上記の(1)から(5)の各業務プロセスが社内またはグループ間で分断されているため、物件収益最大化のために「管理」を行うという横軸は意識されることはほぼありません。このような事情もあり文書のやりとり、フォーマット、伝達方法も、(1)から(5)の各業務プロセスごとにバラバラです。
“原状回復は写真付きレポートを郵送で送付。写真はデジカメデータをJPG出力し、エクセルで出力した請求書を同封。”
“リーシングって言っても、時々電話がかかってきて、がんばっていますというだけ。”
“月次収支は郵送で送られてくるけど、去年、1月分を紛失してしまったら、再度送付してもらうまで、数ステップがかかり面倒だった。
“確定申告の際に、エアコン修繕の領収書を要求したが、出てこなかった。”
“ある時は電話、ある時はメール、ある時はワード文書、ある時はPDF・・”
オーナーがこんな不満を抱くようになってしまうのです。
月次支払明細もただの数字ではなく、物件収益最大化のために「管理」を行うという目的意識を共有していることではじめて気づく“数値”があるはずです。
各部署の文書も、統一フォーマット・統一データベースで管理されていれば、簡便に、文書作成、文書の伝達、履歴管理を行うことができ、オーナーに対して管理物件の運用状況をいつでも閲覧できるような対応を行うことが可能になります。つまり、課題解決のためにはPM文書の「文書管理」を各部署を横断的に行うことが大変重要となります。

[ribbon]まとめ:何のためのPM文書化か?目的意識を明確にする[/ribbon]

目的意識の明確化と社内における共有

上述したようにPM文書は単にレポーティングが出来、フォーマットが共通で整理されていれば良い、ということに留まりません。あくまでプロパティマネジメントの基本的考え方に基づき物件収益最大化のために「管理」を行うという目的意識を共有すること。そして、その運用状況を検証したり、新たな提案ができるようできるよう、管理業務報告を各部署横断的にワンストップで統一化する、という目的意識の明確化と社内における共有が重要となります。
何のためのPM文書化か?目的意識を明確にする

目次

現場で使える!不動産会社のためのPM文書管理

  1. 何のためにPM文書をレポーティングするのか?
  2. PM文書管理をサポートするPropertyMaster
  3. 文書閲覧:PC、スマートフォン、iPAD。メール通知との連動。PDF化・印刷。
  4. 当システムが提供するプロパティマネジメント文書雛型:月次
    4.1 月次収支報告:月間の入出金明細、PDF出力対応(印章付き)
    4.2 定期清掃巡回報告:(定期点検チェックシート、現地写真、コメント付)
    4.3 オーナー通信:毎月定期的に発行するオーナー向けレポート

  5. 当システムが提供するプロパティマネジメント文書雛型:随時
    5.1 リーシング報告:募集状況、内見コメント、物件図面等
    5.2 原状回復報告:退去時写真レポート、対象箇所別・分類、履歴データベース
    5.3 原状回復報告:原状回復工事完了時の写真レポート、対象箇所別・分類、履歴データベース
    5.4 入居者対応報告:クレーム、トラブル報告
    5.5 レントロール:契約一覧、稼働率分析、入居者分析
    5.6 個別メッセージ:個別オーナー向け個別メッセージ
    5.7 グループ別メッセージ:物棟単位グループへの送信>マンション管理組合の総会通知、議事録、修繕報告など
    5.8 全体メッセージ:登録オーナー全員へのメッセージ、重要なお知らせ、など
    5.9 その他
  6. 当システムが提供するプロパティマネジメント文書雛型:年次
    6.1 年次収支報告1:物件単位、全物件の月別入出金明細
    6.2 年次収支報告2:物件単位、全物件の総入出金明細

  7. 当システムが提供するプロパティマネジメント文書雛型:分析レポート
    7.1 賃貸経営分析:今期の運用サマリー、稼働率、NOI、キャップレート
    7.2 レントロール分析:賃料及び稼働率の推移:㎡単価,稼働率
    7.3 レントロール分析:入居者分析、賃料水準

  8. 情報伝達の確実化・文書管理・データ履歴蓄積
  9. FAQ