原状回復を「経営マネジメント」する

原状回復を「経営マネジメント」する 2012-12-16T14:19:35+00:00

[ribbon]原状回復を「経営マネジメント」する[/ribbon]

原状回復を「マネジメント」「システム化」することで、次のような効果を期待することができます。

(1)業務コスト削減

原状回復に関する業務には、解約・精算(退去立会い、見積り・請求)、オーナーとの各種やりとり(精算・見積り・請求)、工事会社への発注管理(見積りチェック・発注)、工事報告(退去立会い時(工事前)、工事完了時)、トラブル対応などが挙げられます。原状回復工事は繁忙期に集中することから、管理会社担当者は、期間中忙殺されることになります。こうした状況下で、オーナーとのやりとり、工事会社とのやりとりに費やす時間・業務コスト・通信郵送コストなどが積み重ねると結構なものとなり、また連絡ミスが発生しやすくなってしまいます。
「マネジメント」「システム化」により統一フォーマットで業務確実化を図ることができ、担当者の業務負荷を電子化代替できます。また関連する通信・郵送コストも削減することが可能です。

(2)工事管理

多くの管理会社の場合、原状回復工事を複数の内装工事会社に発注しています。内装工事会社への発注様式(見積り、発注書等)は一定の自社書式があるケースが多いのですが、内装工事会社からの工事経過報告、工事完了報告はバラバラなのがほとんどです。その結果、例えば、工事完了報告を行う際に、コメント+JPG写真を4点メールで添付、Word文書の中に写真貼り付け、電子データはなく工事会社からの出力資料をそのまま転送、など異なるやりとりをしています。工事完了報告をオーナーに提出できないケースもあります。
また、更に問題なのが、退去から工事完了までの所要日数です。管理会社の中には、2週間ルールなどを設定し、工事管理しているケースもありますが、多くの場合、この所要日数が担当者次第、現場状況次第になっており、ケースによっては1カ月近くかかることも、決して少ないとは言えないのが実情です。
オーナー(そして、物件収益最大化の観点)にとっては、空室率を著しく高めてしまう要因です。リーシング以前の問題として、この「退去から工事完了までの所要日数」は「年間の稼働率」に直結する重要課題です。
こうした課題は担当者別・工事会社別の進捗管理、マネジメントビュー、統一フォーマット化、工事会社単位での管理画面の提供などのシステム対応を行うことで多くを解決できます。その結果、年間稼働率を高める=物件収益最大化を実現する「マネジメント」が可能になります。

(3)物件修繕履歴DB

国土交通省の「原状回復ガイドライン 改訂版」にも述べられていますが 原状回復をめぐるトラブルの大きな原因として、入居時及び退去時における損耗等の有無など、物件の確認が不十分なことが挙げられます。こうした問題解決のためには、入居時及び退去時にチェックリストを作成すると同時に、後日における認識の差を少なくするために、写真を部位ごとにデータベース化し、履歴保存しておくことが重要、と指摘されています。現実にこうした写真付きの履歴情報をデータベース化するには「システム化」が欠かせません。システム化には「工事ごとに内装工事会社が異なりバラバラのフォーマット状態」といった課題も同時解決することが必要です。
こうして原状回復工事のBerfore,Afterの工事履歴を写真付きでデータベース化することにより、入居者にも、オーナーにも納得感と適正コスト判断を頂くということが可能になります。また万一、後日トラブルとなり、訴訟等に発展した場合でも証拠資料になりうるため、迅速な解決のためにも有効であると考えられます。

原状回復ガイドラインをマネジメント

目次

三方よし!不動産会社のための原状回復管理

  1. 三方よし!不動産会社のための原状回復管理
  2. 原状回復を「経営マネジメント」する
  3. 原状回復管理をサポートするPropetyMaster
  4. 原状回復管理システムの主な機能
  5. 原状回復をめぐるQ&A、国交省ガイドライン等

    5.1 国交省:「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン(再改定版)」の概要
    5.2 国交省:「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン(再改定版)」入退去時の物件状況及び原状回復確認リスト
    5.3 国交省:「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン(再改定版)」契約書に添付する原状回復の条件に関する様式
    5.4 国交省:「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン(再改定版)」原状回復の精算明細等に関する様式
    5.5 国交省:「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン(再改定版)」Q&A[1]
    5.6 国交省:「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン(再改定版)」Q&A[2]
    5.7 国交省:「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン(再改定版)」Q&A[3]